如何撰写职位说明书

摘要：职位说明书是职位分析成果的载体,是明确职位设置目的、主要职责和基本任职要求等的说明性文件，是最基本的管理工具之一。因此，本系列报告就职位说明书的形式、编制准则与步骤进行全面介绍。

本期系列报告中，我们将对职位分析的成果载体——职位说明书进行全方位介绍，包括职位说明书的形式、编制准则、要素与步骤等，以期对各位学者与相关工作人员有所参考。

一、职位说明书的形式

职位说明书多数时候用表格形式来表示，有时也可采用叙述形式，主要根据人力资源部门或企业的管理工作的特点灵活运用。本报告对这两种不同类型的职位说明书进行了举例介绍，详细了解请点击下载：职位说明书的两种形式。

二、编写职位说明书的准则

职位说明书是从“工作”和“人员”两方面来考虑人力资源管理工作的。因此职位说明书的编制必须遵循以下准则：

（一）结构完整

结构完整是指在编写工作说明的程序上要保证其全面性。职位说明书的编写一般由现职人员自我描述，主管领导审定，专家撰写主要职位，人力资源部及其他部门工作人员协助完成其他工作描述。这就要求在编写的过程中，一定要保证职位说明书的内容完整，结构合理。

（二）表达准确

职位说明书应当清楚的说明职位的工作情况，描述要准确，语言要精炼。表达一定要准确，这就要求编写时要选用规范的词汇来表述说明书的内容。如在运用表示动作的词汇时，力图写明其标准，避免用词含糊。通常情况下，组织中较低级职位的任务最为具体；而较高层次的职位则处理涉及面更广一些的问题。但不能拘泥于这条原则，有些描述如在表述如工作的种类、复杂程度、技能要求程度、可能出现的部门的标准化程度、任职者对工作的各方面所负责任大小、责任的程度与类型等指标的时候，可适当采用平实的词汇来表示。我们所写的职位说明书要让大家能够理解，而不仅仅是少数的技术专家能够理解，因此，当遇到技术性的问题时，尽量转化成较为通俗的语言。

（三）逻辑顺畅

以符合逻辑的顺序来组织工作职责。一般说来，一个职位通常有多项工作职责，在职位说明书中罗列这些工作职责的时候并非是杂乱无章的、随机的，而是要按照一定的逻辑关系顺序来编排，这样才有助于理解和使用职位说明书。较常见的组织工作职责的次序是按照各项职位的重要程度和所花费的人力资源成本及必要劳动时间来确定。

（四）讲求实用

“任务明确好上岗，职责明确易考核，资格明确好培训，层次清楚能评价”。与此同时，还应该表明各项职责所出现的频率。表示各项职责出现的频率高低可以通过完成各项职责的时间所占的比重来表示，因此，可以在各项工作职责旁边加上一列，表明各项职责在总的职责中所占的百分比。

（五）划分清楚

职位说明书要达到一一对应。并且把握分层分类的原则，将职位的层次和类别划分清楚。每个职位要对应唯一的职位说明书， 同是每个职位也只能由唯一的一份说明书解释。这就要求说明书在编制的时候一定要将职位界限划分清楚，泾渭分明，不能出现交叉，叠摞现象。当然也不能出现划分界限上的空白地带，不能出现找不到职位说明书的职位。最理想的状态是界限彼此相临，无交叉、无空白。现实中，往往是以非关键要素出现交叉为宜。

（六）规范易读

在编制职位说明书时，一般要选用专业的词汇来表述。比如：分析、搜集、分解、监督等。对职位具体行为的描述一定要用最恰当的词语描述。通过对专业人士的访谈和观察获取与职位行为最匹配的词汇，也可以通过查阅职位描述词典来获得精确的描绘词语。当然，职位说明书也要坚持简洁易懂的原则，不能过分追求专业性而使说明书晦涩难懂。要坚持大众化原则，使从业人员能体会和领悟到工作的具体要求。总之，要一语中的，专业性和简易性相结合。

（七）体例统一

文件格式要统一，可参照典型职位说明书样本编写。注意整体的协调性，做到美观大方，形式一致，职位说明书要体例统一，分层分类，互有区分，整体和谐。

三、职位说明书的要素及撰写示例

职位说明书是对工作和具体职位信息进行描述的规范性文件。职位说明书通常包括以下几项基本内容：

职位识别；

职位概述；

职位职责与工作任务；

工作关系；

绩效标准；

工作条件；

职位规范。

详细了解职位说明书的各个组成部分所包含的内容，请点击下载：职位说明书的七大要素与撰写示例。

四、编制职位说明书的操作实务

职位说明书是对工作进行分析而形成的书面资料，它的形成步骤主要包括几个方面，详细了解请点击下载：编制职位说明书的四大步骤。